Régie d’entreprise

Rôle et composition du Conseil

Le rôle du Conseil trouve son appui explicite dans le cadre législatif qui régit le fonctionnement de Postes Canada (la Loi sur la Société canadienne des postes et la Loi sur la gestion des finances publiques), dans le Règlement interne de la Société, ainsi que dans l’Énoncé des valeurs et de la charte du Conseil d’administration. Le Conseil doit fournir des conseils d’ordre général sur la stratégie, les Plans d’entreprise et les activités connexes de Postes Canada. Il est chargé de surveiller les activités de Postes Canada au nom de l’actionnaire. Dans l’exécution de son rôle de surveillance, c’est le Conseil qui tient la Direction responsable du rendement de l’entreprise et de la réalisation des autres objectifs de Postes Canada. En s’acquittant de ses responsabilités, le Conseil doit exercer son jugement dans les domaines généraux suivants :

l’orientation stratégique et les Plans d’entreprise de Postes Canada;
les contrats importants;
la protection des ressources de Postes Canada;
l’établissement et l’application de procédés pour le recrutement des cadres supérieurs et des membres du Conseil;
le contrôle du rendement de l’entreprise;
la présentation de rapports ponctuels à l’actionnaire.

Le Conseil d’administration de Postes Canada comprend onze membres, dont la présidente-directrice générale de Postes Canada. Deux postes d’administrateur étaient vacants durant une partie de l’année 2008. Cependant, en mai et en juillet, ces postes ont été comblés et le Conseil était de nouveau complet. Tous les membres du Conseil et le président-directeur général sont nommés par le gouverneur en conseil. À titre de surveillant d’une entreprise commerciale et autonome de 7,7 milliards de dollars (sur une base consolidée), le Conseil doit apporter une importante appréciation commerciale et de riches expériences et connaissances dans d’autres domaines en vue d’assurer l’administration de Postes Canada. Le Conseil tient ses réunions à des dates préalablement établies et se réunit en d’autres occasions jugées nécessaires par le président du Conseil. Afin d’assurer une surveillance rigoureuse d’une entreprise de l’ampleur, de la complexité et de l’importance de Postes Canada, le Conseil doit consacrer environ 35 jours par année à ses délibérations. En 2008, le Conseil a tenu 11 réunions. Les divers comités du Conseil se sont réunis en tout à 24 reprises.

Indépendance du Conseil

La fonction de président du Conseil et celle de président-directeur général se rattachent à deux postes distincts. De plus, le Conseil tient habituellement ses réunions en comptant le président-directeur général à titre de membre et le chef de l’exploitation à titre d’invité. Autrement, le Conseil se réunit sans la présence de membres de la Direction, à moins que leur présence ne soit nécessaire pour faire des exposés ou présenter des rapports. Chaque réunion du Conseil comprend une séance à huis clos. Le Comité de vérification tient des rencontres à huis clos régulières avec les vérificateurs internes et externes de Postes Canada. En outre, le Conseil, ses comités et les administrateurs peuvent retenir les services de conseillers indépendants, à la demande et à la discrétion du Conseil.

Comités du Conseil

Le Conseil a créé les comités suivants pour l’aider à assumer ses responsabilités de surveillance :

Le Comité de vérification examine les données financières qui seront présentées au Parlement et à d’autres groupes d’intérêt, les systèmes de contrôle de Postes Canada qui ont été établis par la Direction et le Conseil, le procédé de vérification et le cadre de gestion des risques, et compare les résultats financiers de Postes Canada avec le Plan d’entreprise.
Le Comité de régie d’entreprise et de nomination se concentre sur la régie d’entreprise, évalue les valeurs de Postes Canada et les éléments qui contribuent à l’efficacité du Conseil, tels que l’auto-évaluation du Conseil, la structure et le mandat des comités, aide le Conseil à déterminer sa composition et sa structure, et recommande des candidats aux postes d’administrateurs, de président du Conseil et de président-directeur général.
Le Comité des ressources humaines et de la rémunération examine les questions liées aux ressources humaines et à la rémunération, notamment la rémunération du président-directeur général et des autres membres de la haute direction, le recrutement, la rémunération et le perfectionnement, le maintien du personnel ainsi que les politiques en matière de ressources humaines et les problèmes de relations du travail importants.
Le Comité des pensions surveille le régime de retraite de 12 milliards de dollars de Postes Canada et voit aux questions et aux politiques se rapportant au régime, notamment les obligations découlant du régime et les stratégies qui y sont liées, les responsabilités de Postes Canada en tant que répondant du régime et les responsabilités fiduciaires de Postes Canada en tant qu’administrateur du régime.
Le Comité de la responsabilité sociale de l’entreprise (RSE), de l’environnement, de la santé professionnelle et de la sécurité surveille les politiques, les programmes, les pratiques, les procédures et le rendement en matière de RSE de Postes Canada, dont la protection de l’environnement, la santé professionnelle et la sécurité.

Efficacité du Conseil

Le Conseil évalue régulièrement son efficacité et son fonctionnement au moyen d’un questionnaire d’auto-évaluation. Le Conseil a élaboré des critères d’appartenance qui définissent les compétences et les qualités personnelles que doivent posséder les membres, sur lesquels doit s’appuyer le gouvernement au moment de la nomination de membres du Conseil. La rémunération des membres du Conseil respecte les Lignes directrices concernant la rémunération des titulaires à temps partiel nommés par le gouverneur en conseil dans les sociétés d’État émises par le Bureau du Conseil privé. Un procédé d’orientation est aussi en place pour les nouveaux administrateurs. De plus, un procédé est en place pour évaluer les exigences en matière de perfectionnement continu des administrateurs, et des occasions de formation sont organisées pour continuer à améliorer l’efficacité des administrateurs déjà en poste.

Fraude et erreurs

Pour faire suite aux recommandations présentées par l’Institut Canadien des Comptables Agréés, le Comité de vérification s’est acquitté de la responsabilité de prendre en compte les fraudes et les erreurs dans les états financiers. Conformément à ces recommandations, le Comité de vérification déclare qu’il a examiné et qu’il accepte les états financiers de la Société, les notes afférentes, l’opinion des vérificateurs et leurs affirmations d’indépendance.

Filiales

Un modèle de régie s’appliquant aux filiales de Postes Canada assure l’uniformité des pratiques de régie là où Postes Canada détient une participation majoritaire.

Principes de régie

Le Conseil d’administration et les dirigeants de Postes Canada sont d’avis que des pratiques de régie d’entreprise à la fois saines et dynamiques sont la pierre angulaire d’une organisation de qualité qui crée de la valeur et est à l’écoute de ses employés et de ses clients. La régie d’entreprise est un élément essentiel de la réalisation des mandats commercial et public de Postes Canada et elle contribuera à faire en sorte que tous les Canadiens continuent de profiter d’un service postal universel et abordable, partout au pays.