Prêt pour une expansion ? Votre stratégie d’exécution des commandes est ‑ elle à la hauteur?

Postes Canada

David Kang a dirigé des stratégies d’exécution de commandes pour différentes organisations et il est un spécialiste de la gestion des entrepôts dans un but d’efficacité optimale. Sa force? Travailler avec des détaillants dont les activités de cybercommerce ont connu une croissance exponentielle.

Pour les entreprises du cybercommerce, il est souvent plus simple de se contenter à faire bouger la marchandise que de réfléchir à des façons de travailler plus efficacement. Que l’entreprise se trouve dans un sous-sol ou une arrière-boutique, il convient de se poser quelques questions. L’espace d’exécution des commandes est-il suffisant? Peut-on trouver facilement la marchandise en temps opportun? A-t-on besoin d’aide extérieure ou le besoin se limite-t-il à l’espace?

Évidemment, la réponse est « ça dépend ». Lorsqu’on songe à transférer ses activités d’exécution des commandes à un entrepôt, il faut savoir que la gestion à l’interne (c.-à-d. le faire soi-même) procure un pouvoir complet sur le processus de distribution, ce qui comprend le contrôle de la qualité, la protection de la marque et les relations avec les clients.

D’autre part, en ayant recours à un fournisseur de services logistiques en tierce partie, on profite de solutions pour adapter l’espace, le transport et la main-d’œuvre selon les besoins, surtout durant les périodes de pointe.

Bien qu’il existe plusieurs options pour les commerçants qui désirent confier l’exécution des commandes à un tiers, voici quelques points à prendre en considération pour ceux qui songent à prendre les rênes de leur entrepôt.

Quand est-ce le bon moment de passer à l’action?

Quand faut-il envisager de déplacer son espace de traitement des commandes dans un entrepôt? « Lorsqu’il n’est plus possible de trouver ce que l’on cherche ou qu’il n’y a plus d’espace pour circuler dans les allées, il est temps d’examiner les possibilités d’expansion de l’espace », explique David Kang, expert en exécution des commandes.

Mais M. Kang nous met en garde : toute modification apportée à une chaîne d’approvisionnement représente un changement important pour une entreprise du cybercommerce en croissance. Pour mettre au point un système efficace, structuré et exempt d’erreurs, les commerçants doivent comprendre à quelle étape de son évolution se trouve leur entreprise et comment un modèle d’exécution des commandes modifié les aidera à croître ou offrira un avantage concurrentiel immédiat.

« Quand on envisage un si grand changement, en plus de calculer l’espace d’entreposage nécessaire et de concevoir un plan d’aménagement efficace pour le traitement des commandes, il est primordial d’établir quel est le résultat escompté – améliorer le roulement, résoudre les problèmes d’expédition ou réduire les coûts d’entreposage », affirme M. Kang.

De combien d’espace a-t-on réellement besoin?

Les dimensions exactes de l’entrepôt dépendront de la quantité de stock, du nombre d’UGS, du volume d’articles reçus et expédiés chaque jour, et de la façon dont ils entrent et sortent de l’entrepôt.

Au moment d’établir l’espace nécessaire en fonction de tous ces éléments, il faut s’assurer de bien utiliser la superficie totale de l’immeuble, et non seulement la surface de plancher. « L’espace de stationnement ne coûte pas plus cher, alors pourquoi ne pas laisser les déchets et le recyclage dehors? », suggère M. Kang. « Il est préférable d’utiliser l’espace à l’intérieur pour loger le stock qui apporte de la valeur. »

Il faut aussi prendre en considération la largeur des allées, le nombre de portes de chargement, la hauteur du quai de chargement et l’éclairage vertical.

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Quelle quantité de marchandise prévoit-on entreposer?

La plupart des entrepôts du cybercommerce ont des étagères de format palette pour le rangement en vrac et des tablettes de prélèvement accessibles par le personnel où on prend un article à la fois. Pour déterminer quel est l’espace requis, on utilise le format de palette standard (48 x 40 x 48 po) pour visualiser la quantité nécessaire pour remplir l’espace. On peut ensuite établir le coût des étagères à palettes. Puisque la plupart des baux sont de trois à cinq ans, il faut planifier en vue d’une croissance continue en répartissant l’expansion prévue en diverses périodes au cours de la durée du bail.

Kang croit que la conception des étagères et des tablettes de base ne devrait pas trop changer au fil du temps, mais il pense tout de même qu’il y aura de plus en plus de produits personnalisés selon les besoins de clients particuliers.

Quel endroit convient le mieux?

Autrefois, les entrepôts et centres de distribution étaient concentrés dans des quartiers éloignés où les coûts associés au terrain, aux taxes et à la main-d’œuvre étaient plus bas. Mais de nos jours, de nombreux cybercommerçants souhaitent être dans le feu de l’action, dans des immeubles urbains repensés en centres de distribution.

Kang fait également remarquer que selon la nature des activités de cybercommerce et l’utilisation prévue de l’espace, l’emplacement de l’entrepôt doit être choisi en tenant compte de facteurs importants, notamment la provenance des marchandises.

L’entrepôt d’aujourd’hui est passé d’une fonction d’entreposage de base à un élément flexible faisant partie de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement à l’échelle mondiale.

Qui doit-on embaucher?

Il faudra sans doute embaucher du personnel pour travailler à l’entrepôt. Au début, un ou deux employés suffiront probablement, mais dépendamment du nombre d’employés et des compétences requises, une croissance de la main-d’œuvre peut avoir des répercussions sur le reste des activités. Il est essentiel d’évaluer quels seront les besoins et les capacités en matière d’embauche et de formation.

Selon M. Kang, il est également judicieux de mettre en place un plan pour composer avec le caractère saisonnier des activités, particulièrement durant la période des Fêtes. Il ne faut pas précipiter les choses. Il pourrait s’avérer désastreux de déménager ses activités en période de pointe, alors que les commandes abondent. Il vaut mieux choisir un moment où les commandes suivent un rythme plus stable pour prendre le temps d’examiner les ventes de l’année précédente afin d’établir un échéancier réaliste.

Quelle sera la durée probable de la location des lieux?

Avant de passer à l’action, il est sage de se renseigner sur les prix de location dans le quartier convoité et de les comparer à ce que le propriétaire demande. Un courtier en immeubles commerciaux est une excellente personne-ressource pour connaître les taux de location du moment et négocier un arrangement avantageux.

Au-delà du prix au pied carré, il faut prendre en considération la durée du bail. Choisir la mauvaise durée pourrait ouvrir la porte à d’énormes coûts en cas d’imprévu.

En cas d’incertitude quant aux besoins à court terme, mieux vaut opter pour un bail plus court, par exemple de deux à trois ans. « Le coût au pied carré sera probablement plus élevé pour un bail plus court, mais il sera plus facile de quitter les lieux si la situation l’exige, précise M. Kang. Il est important d’avoir une porte de sortie si les choses ne se déroulent pas comme prévu. »

D’un autre côté, il faut s’assurer de comprendre les modalités de renouvellement du bail si les activités vont bon train; il est parfois possible de négocier certaines dispositions telles que le droit de premier refus pour être en mesure de louer un local adjacent aux fins d’expansion.

Solliciter l’aide des autres commerçants

Kang convient qu’il peut être un peu intimidant de s’attaquer à la mise en place ou à l’expansion de son entrepôt, car de nombreux facteurs entrent en ligne de compte. « Mais il est possible d’obtenir de l’aide auprès d’autres commerçants et fournisseurs de services d’entreposage des environs pour amorcer le processus. J’ai pu constater que les gens aiment parler de leurs expériences, surtout de ce qui s’est mal déroulé! »

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