Foire aux questions sur la Fondation communautaire de Postes Canada

    Les organismes de bienfaisance enregistrés, les programmes scolaires et les organismes communautaires sont invités à soumettre une demande de financement pour des projets qui correspondent à l’objectif de la Fondation, soit d’offrir du soutien aux initiatives profitant aux enfants et aux jeunes du Canada (âgés de 21 ans ou moins).

    Calendrier et procédé

    Qui peut faire une demande de financement?

    Pour être admissible au financement de la Fondation communautaire de Postes Canada, votre organisme doit :

    • être un organisme de bienfaisance enregistré qui possède un numéro d’enregistrement d’organisme de bienfaisance canadien OU un organisme à but non lucratif enregistré qui possède un numéro d’enregistrement ou un numéro d’entreprise valide OU une école (comme le définit la loi sur l’éducation de chaque province) OU un organisme communautaire non enregistré OU une bibliothèque communautaire OU une association canadienne enregistrée de sport amateur;
    • disposer d’un conseil d’administration ou d’un comité d’organisation bénévole (ne s’applique pas aux écoles ni aux bibliothèques communautaires); les employés peuvent être payés pour offrir les programmes, mais les postes au sein du conseil d’administration ne doivent pas être rémunérés; le paiement des dépenses engagées par les membres est acceptable;
    • posséder un plan détaillé pour le projet qui fait l’objet de la demande (sauf pour les demandes de subvention Signature);
    • avoir un budget pour le projet qui fait l’objet de la demande (sauf pour les demandes de subvention Signature);
    • posséder les documents financiers appropriés :
      • les états financiers vérifiés par un vérificateur indépendant pour toutes les demandes d’une subvention Signature;
      • à tout le moins, un rapport de mission d’examen pour les demandes de subventions d’une valeur de 15 001 $ à 25 000 $;
      • à tout le moins, un avis au lecteur – un rapport de mission de compilation pour les demandes de subventions d’une valeur de 5 001 $ à 15 000 $;
      • à tout le moins, les états financiers ou le plan pour l’année en cours pour les subventions atteignant jusqu’à 5 000 $.

    REMARQUE : Si vous ne fournissez pas les bons documents financiers, votre demande sera automatiquement rejetée. Les états financiers vérifiés, les rapports de mission d’examen et les avis au lecteur ou rapports de mission de compilation constituent les résultats des examens professionnels indépendants des documents financiers d’une organisation, menés par un comptable professionnel utilisant un ensemble commun de normes et d’examens.

    Quand la Fondation acceptera-t-elle les demandes pour le tour de financement 2021?

    Les demandes peuvent être envoyées à partir du lundi 8 mars jusqu’à midi (heure de l’Est) le jeudi 1er avril 2021. Nous n’acceptons que les candidatures envoyées durant cette période, au moyen de notre système en ligne. Aucune prolongation ne sera accordée.

    À quel moment notre organisme sera-t-il informé du résultat de sa demande?

    Nous aviserons tous les organismes du résultat de leur demande d’ici août 2021. En raison du grand nombre de demandes que nous recevons, nous ne sommes pas en mesure de fournir des renseignements individuels ou du soutien pour la demande.

    Que doit-on faire si la situation financière de notre organisme change? Par exemple, si nous obtenons un financement auprès d’une autre source pour la même activité que celle pour laquelle nous avons soumis une demande de subvention auprès de votre Fondation.

    Aucune modification à votre demande n’est permise. La demande que vous soumettez initialement constitue la demande finale de votre organisme.

    Options en matière de subventions et de financement

    Quelle est la différence entre une subvention Signature et une subvention de projet?

    Les subventions Signature ne sont offertes qu’aux organismes dont les activités ont une portée à l’échelle nationale et profitent aux enfants et aux jeunes de l’ensemble du pays. Les subventions Signature ne sont pas offertes aux sections régionales ou provinciales de groupes nationaux. Les demandes d’une subvention Signature doivent montrer que leurs programmes ont déjà contribué à améliorer la communauté ou les circonstances individuelles des enfants et des jeunes à l’échelle nationale.

    Les subventions de projet doivent être propres à un projet et ne doivent pas être utilisées pour un financement général. Les projets doivent favoriser le développement des capacités ou la création ou l’expansion de services, plutôt que le maintien de services existants.

    Quel montant puis-je demander?

    Les demandes de subvention doivent correspondre au montant dont vous avez besoin pour financer votre projet. Vous pouvez demander un montant qui couvrira tous les coûts du projet ou une portion du montant total requis pour mettre votre projet en œuvre.

    Soyez aussi précis que possible quand vous détaillez les coûts du projet dans votre demande. Le montant maximal d’une subvention pour un projet est de 25 000 $.

    Les subventions pour les écoles, les organismes parents-enseignants, les garderies, les équipes sportives et toute initiative liée à des installations récréatives (piscines, patinoires, planchodromes, etc.) ne dépasseront pas 5 000 $.

    Les subventions pour les organismes non enregistrés ne dépasseront pas 5 000 $.

    Les subventions Signature ne sont offertes qu’aux organismes dont les activités ont une portée à l’échelle nationale et profitent aux enfants et aux jeunes de l’ensemble du pays. Les subventions Signature sont 50 000 $ chacune.

    Veuillez tenir compte des éléments suivants lorsque vous déterminez le montant demandé :

    • votre type d’organisme;
    • les documents financiers dont vous disposez;
    • la somme requise pour l’activité de votre organisme.
    Peut-on soumettre une demande pour plus d’une subvention?

    Oui. Les organismes peuvent soumettre jusqu’à trois demandes par année (un maximum de trois subventions de projet ou une subvention Signature avec un maximum de deux subventions de projet). Toute demande supplémentaire sera inadmissible et automatiquement rejetée.

    La Fondation ne financera pas plus d’un projet par demandeur au cours d’une année donnée.

    Quel montant de financement est disponible en 2021?

    La Fondation communautaire de Postes Canada a 1,17 million de dollars à consacrer aux subventions du tour de financement 2021.

    Notre organisme a de nombreux besoins en matière de financement. Que devrions-nous faire?

    Les demandes pour une subvention Signature ou une subvention de projet doivent cadrer avec les efforts que la Fondation consacre aux activités communautaires de première ligne qui viennent en aide aux enfants et aux jeunes.

    La demande doit démontrer qu’un besoin sera satisfait et qu’il n’y a pas ou peu d’imitation ou de concurrence par rapport aux services existant, c.-à-d. que le projet est unique ou complémentaire.

    Les projets doivent être réalisés selon un plan réaliste et à l’aide de ressources, y compris toute autre source de financement, correspondant aux objectifs.

    Les projets doivent favoriser le développement des capacités ou la création ou l’expansion de services, plutôt que le maintien de services existants. L’expansion peut comprendre l’amélioration d’un service, l’ajout d’un service ou l’inclusion d’un nouveau territoire géographique. Les activités de développement des capacités peuvent aussi comprendre le lancement d’un nouveau projet ou d’un nouveau programme, les frais qui couvrent directement la prestation d’un programme, comme le kilométrage, la location d’installations, les activités de communication, ou l’achat, la construction ou l’ajout de nouvel équipement ou de nouvelles installations. Une partie des fonds peut aussi servir à embaucher ou à former du personnel pour développer ou mettre en œuvre le projet.

    Enfin, les résultats attendus du projet doivent répondre aux besoins de la communauté et être mesurables.

    Mon organisme peut-il faire une demande de financement général?

    Les organismes nationaux qui recherchent un financement général peuvent soumettre une demande pour l’une de nos subventions Signature.

    Les demandes d’une subvention Signature doivent montrer que leurs programmes ont déjà contribué à améliorer la communauté ou les circonstances individuelles des enfants et des jeunes à l’échelle nationale.

    Les subventions de projet (jusqu’à 25 000 $) doivent être propres à un projet et ne peuvent donc pas être utilisées pour les coûts d’exploitation généraux.

    Quelles sont les chances que mon organisme reçoive un financement?

    La concurrence pour les demandes de subvention de la Fondation est forte. En 2020, nous avons reçu 1 100 demandes pour plus de 14 millions de dollars en subventions. La Fondation a octroyé des subventions à 118 projets d’un bout à l’autre du Canada pour un total de près de 1,3 million de dollars en financement.

    Je n’ai malheureusement pas obtenu de financement jusqu’ici. Devrais-je envoyer de nouveau une demande?

    Oui. Les évaluations des années précédentes ne s’appliquent pas à l’évaluation de l’année en cours. Toutes les demandes seront évaluées à nouveau.

    Mon organisme a reçu un financement l’année dernière. Pouvons-nous demander une autre subvention cette année?

    Oui, à condition que votre organisme ait commencé le projet précédent et que la nouvelle demande présentée concerne un autre projet.

    Formulaire de demande

    De quels renseignements ai-je besoin pour remplir ma demande?

    Nous avons préparé une liste de tous les renseignements dont vous avez besoin pour remplir votre demande de subvention de 2021. Nous vous suggérons de télécharger la liste ici avant d’ouvrir une session dans le site Web pour vous assurer que vous avez tout ce qu’il vous faut.

    Puis-je soumettre une demande en version papier?

    Non. Toutes les demandes doivent être présentées en ligne dans notre système de soumission en ligne.

    Pouvons-nous soumettre plusieurs candidatures si nous exerçons nos activités à l’échelle nationale?

    Oui. Les organismes peuvent soumettre jusqu’à trois demandes par année (un maximum de trois subventions de projet ou une subvention Signature avec un maximum de deux subventions de projet). Les demandes supplémentaires ne seront pas admissibles.

    La Fondation ne financera pas plus d’un projet par demandeur au cours d’une année donnée.

    Les bénéficiaires d’une subvention Signature de 2020 ne peuvent pas déposer de demande de subvention de la Fondation communautaire de Postes Canada durant le cycle d’attribution de 2021. Cependant, ils peuvent toujours soumettre une demande de subvention de projet.

    Que dois-je faire si mon organisme ne fait pas partie de l’un des secteurs énumérés dans le formulaire de demande?

    Veuillez choisir le secteur qui se rapproche le plus de votre organisme. Vos réponses aux autres questions du formulaire nous fourniront les renseignements nécessaires.

    Mon organisme peut-il obtenir un financement pluriannuel?

    Nous n’accordons pas de financement pluriannuel.

    Que se passe-t-il si j’ai fait une erreur dans le formulaire de demande et qu’il a déjà été soumis?

    La demande que vous soumettez constitue la demande finale de votre organisme. Aucune autre demande ni aucun renseignement supplémentaire ne seront acceptés. Si certains champs importants sont vides ou s’il manque des éléments clés dans le formulaire de demande, votre organisme pourrait ne pas être admissible. Il est essentiel de s’assurer que la demande a été dûment remplie avant de la soumettre.

    Nous avons préparé une liste de tous les renseignements dont vous avez besoin pour remplir votre de demande de subvention de 2021. Nous vous suggérons de télécharger la liste ici avant d’ouvrir une session dans le site Web pour vous assurer que vous avez tout ce qu’il vous faut.

    Est-ce que je resterai admissible au financement si mes comptes ne font pas l’objet d’une vérification?

    Selon le montant de la subvention que vous demandez, oui. En savoir plus. Veuillez vous assurer d’avoir et de joindre les documents financiers pertinents qui correspondent au montant de la subvention demandé dans votre candidature. Si vous ne fournissez pas les bons documents financiers, votre demande sera automatiquement rejetée.

    Ma demande a été refusée parce que je n’avais pas les bons documents financiers. Nous sommes un petit groupe et nous n’avons pas les moyens de faire vérifier nos documents financiers.

    Nous reconnaissons qu’une vérification financière régulière est une mesure que de nombreux petits organismes ne peuvent pas se permettre. La Fondation a le devoir, tant envers les clients que les employés qui versent des dons à la Fondation pour contribuer à son financement, de faire preuve de diligence raisonnable et d’étudier adéquatement les projets et les organismes qui présentent une demande.

    Lorsque nous avons élaboré les critères de financement pour la Fondation, nous avons établi une approche progressive pour les demandes de subventions et les documents financiers à l’appui requis dans chaque cas. Les subventions allant jusqu’à 5 000 $ n’ont besoin que d’une quantité minimale de documents financiers (budget du projet et états financiers pour l’année en cours). Les subventions d’un montant supérieur ont besoin d’un plus grand nombre de documents financiers, allant jusqu’aux états financiers vérifiés par un vérificateur indépendant pour les demandes d’une subvention Signature. Nous croyons que cette approche est juste et qu’elle offre des occasions de financement à la plupart des organismes tout en respectant notre engagement envers les Canadiens qui nous appuient.

    Votre formulaire nous demande d’énumérer nos administrateurs et d’indiquer toute affiliation qu’ils peuvent avoir à la Fondation communautaire de Postes Canada. S’il y a une relation entre mon organisme et la Fondation communautaire de Postes Canada, tient-on compte de ce fait pendant l’examen de ma candidature?

    Non. Nous désirons néanmoins être informés de toute affiliation entre les membres des conseils d’administration des organismes et la Fondation communautaire de Postes Canada afin d’assurer une transparence complète au sein des membres de notre conseil d’administration lors de l’examen des candidatures. Pendant le processus d’évaluation, on ne tient aucunement compte d’une affiliation entre un membre du conseil d’administration de la Fondation et un organisme qui demande une subvention.

    Puis-je enregistrer une version provisoire de la demande et y retourner plus tard?

    Oui. Ce système est équipé d’une fonction d’enregistrement automatique. Pour les formulaires de plusieurs pages, vos réponses sont enregistrées dans une zone sécurisée à l’intérieur de la zone de stockage local de votre navigateur chaque fois que vous naviguez entre les pages, précédentes ou suivantes. Vous pouvez fermer votre navigateur et reprendre automatiquement là où vous étiez, à tout moment, simplement en accédant à nouveau au formulaire. Ces informations ne sont envoyées à nos serveurs qu’après que vous avez soumis le formulaire. Veuillez noter que pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez utiliser le même appareil et le même navigateur à chaque fois.

    Puis-je imprimer une copie de ma demande?

    Oui. Une fois le formulaire rempli, vous pouvez en imprimer une copie complète avant de soumettre votre candidature. Nous encourageons fortement tous les candidats à imprimer une copie de leur demande définitive.

    Puis-je accéder à ma demande une fois qu’elle a été soumise?

    Non. Une fois la demande soumise, vous ne pourrez plus visualiser le formulaire ou y avoir accès.

    Comment savoir si la demande a bien été soumise?

    Lorsque vous soumettrez la demande, vous recevrez un courriel automatisé adressé à la personne-ressource principale vous informant que votre demande a été soumise.

    Que dois-je faire si j’ai des difficultés techniques avec le formulaire de demande?

    Si vous éprouvez des problèmes techniques, cliquez sur le lien d’aide dans le coin supérieur droit de l’écran. Il contient un court formulaire dans lequel vous pouvez saisir votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique ainsi qu’une brève description du problème éprouvé. On communiquera avec vous par téléphone ou par courriel dans un délai d’un jour ouvrable.