Comment configurer des postes d’emballage pour un entrepôt de cybercommerce

Publié le 16 juin 2016 par Canada Post dans Solutions d'expédition

Aaron Rubin

Aaron Rubin a fondé une entreprise de cybercommerce de taille moyenne et a agi à titre de président-directeur général de cette entreprise pendant 14 ans. Après avoir eu de la difficulté à trouver une solution de gestion des entrepôts qui fournissait l’efficacité, la responsabilisation et la facilité d’utilisation nécessaire à un coût raisonnable, il a fondé ShipHero, une solution de gestion des entrepôts efficace pour les petites et moyennes entreprises qui s’adonnent au cybercommerce. ShipHero est un partenaire de Postes Canada.

À ShipHero, je reçois beaucoup de questions sur la configuration ou l’amélioration des postes d’emballage. Voici ce que mon expérience de près de 20 ans en cybercommerce m’a appris au sujet de la configuration d’un poste d’emballage rapide.

À LIRE ÉGALEMENT : La meilleure façon d’aménager votre entrepôt pour le cybercommerce : des conseils du fondateur de ShipHero, Aaron Rubin

Pourquoi votre poste d’emballage est-il important? Un procédé et un poste d’emballage mal conçus peuvent réduire la productivité des travailleurs de moitié, ce qui augmente les coûts de main-d’œuvre et d’expédition. Cela augmente aussi les erreurs de commande, qui sont indésirables autant pour vous que pour vos clients.

Vous avez déjà un poste d’emballage? Découvrez comment gagner du temps et réduire les erreurs grâce à cette liste de contrôle pratique.

Que font les emballeurs?

Que font les emballeurs?

Les emballeurs reçoivent les articles des préparateurs de commande (chargés de ramasser les articles), les emballent aux fins d’expédition, ajoutent une facture, apposent les étiquettes d’expédition et envoient les articles à l’endroit où votre transporteur les ramassera.

Conseil : Vos emballeurs devraient travailler près de vos étiqueteurs, sauf si vous utilisez un système automatisé d’étiquetage. Pourquoi? Lorsque les emballeurs et les étiqueteurs sont au même endroit, ils n’ont pas besoin d’intermédiaires. Un système automatisé d’étiquetage est un bon investissement si vous expédiez plus de 2 000 paquets par jour.

Certains entrepôts disposent d’un poste d’étiquetage distinct servant à compenser les entrées erronées comme les adresses non validées ou les commandes non livrables, mais de bons procédés et logiciels éliminent une telle nécessité.

L’importance des préparateurs de commande

Lorsque les emballeurs reçoivent de mauvaises entrées, il leur faut du temps supplémentaire pour comprendre et résoudre le problème. Des erreurs à l’entrée donnent lieu à des erreurs à la sortie!

Ne confiez pas à vos emballeurs :

  • des piles désordonnées de produits et de documents ou d’étiquettes comportant des renseignements sur les commandes;
  • des produits pour lesquels il faut effectuer une recherche pour déterminer la commande correspondante;
  • des produits qui ne devraient pas être expédiés parce que la commande n’est pas prête;
  • des commandes qui ne peuvent pas être expédiées sans l’aide du client ou du service à la clientèle en raison d’adresses incomplètes ou d’autres raisons de retenue.

Confiez-leur plutôt :

  • des produits séparés dans des bacs que l’on peut balayer pour afficher la commande;
  • des articles combinés en une seule commande, car ils n’ont pas besoin d’être triés; (link to the future “how to pick your orders” tutorial).
  • des commandes prêtes à emballer et qui pourront manifestement être expédiées;
  • des commandes confirmées comme étant prêtes pour l’expédition, c.-à-d. que les adresses ont été validées et que les commandes ne sont pas en attente.

Que doit comporter un poste d’emballage efficace?

Que doit comporter un poste d’emballage efficace?

Un accès facile aux fournitures d’emballage fréquemment utilisées

Parmi les fournitures fréquemment utilisées, il y a les boîtes d’expédition, les sacs transparents, le matériel d’emballage et les encarts (p. ex., les manuels et les articles promotionnels tels que les catalogues, les coupons et les offres spéciales).

Utilisez une étagère qui est à portée de main de vos emballeurs, à une hauteur de 150 cm à 175 cm. L’étagère doit contenir le matériel d’emballage et les encarts. Placez le matériel d’emballage le plus fréquemment utilisé à une hauteur de 75 cm à 150 cm. Le matériel moins fréquemment utilisé peut être placé plus haut ou plus bas. Pour éviter les dommages causés par l’eau, ne mettez rien au sol. Les étagères à bordure sont préférables, car elles empêchent le matériel de déborder.

Autres conseils pratiques : Assurez-vous que le matériel d’emballage est facile d’accès, plutôt que rangé à l’intérieur d’une boîte. Placez toujours le matériel au même endroit sur les étagères. Vos emballeurs sauront automatiquement où se trouve le matériel et n’auront pas à le chercher.

Scellage rapide des emballages

Les sacs transparents doivent être dotés d’un rabat autocollant sans renforcement.

Trois outils sont couramment utilisés pour sceller les boîtes de carton ondulé :

  1. Le pistolet dévidoir de ruban adhésif est souvent utilisé pour sceller les boîtes. Il est économique et facile à utiliser. Par contre, cet outil est un peu lent et les emballeurs font souvent le tour des boîtes plusieurs fois avec le ruban. Parfois, ils n’utilisent pas assez de ruban, ce qui fait que les boîtes s’ouvrent et que certains articles sont égarés durant l’expédition. Parfois, ils en utilisent trop; le ruban n’est pas gratuit!
  2. Un distributeur automatisé de ruban activé par l’eau s’avère souvent un meilleur choix lorsque l’ampleur des activités augmente. Cet outil est plus coûteux (environ 1 000 $ par distributeur), mais il est très rentable. Il est plus rapide à utiliser et scelle mieux. Il réduit le vol, puisqu’il rend évidentes les tentatives d’ouverture des boîtes. Faire ajouter votre marque sur le ruban ne coûte pas cher et vous donne plus de visibilité.
  3. Les gros expéditeurs utilisent souvent des colleuses de cartons automatisées. Ces dispositifs de haute technologie ne se trouvent habituellement pas au poste d’emballage. Les boîtes ouvertes sont placées sur un convoyeur et dirigées vers une zone où aboutissent toutes les commandes préparées aux postes d’emballage. Une seule personne utilise la colleuse de cartons automatisée pour sceller les paquets.

Un moyen rapide de produire des étiquettes et des factures

Un moyen rapide de produire des étiquettes et des factures

Vos emballeurs ne devraient jamais avoir à entrer manuellement des renseignements pour produire une étiquette d’expédition : cela ralentit le procédé d’exécution et augmente le risque d’erreurs. Pour éviter cela :

  • Le poids doit être précalculé ou transmis automatiquement et en temps réel à partir d’une balance connectée à un logiciel d’impression.
  • Le logiciel d’expédition doit afficher la commande au simple balayage du code à barres, du sac ou d’un autre identificateur.
  • Les emballeurs ne doivent pas avoir à saisir les dimensions des paquets. À ShipHero, elles sont saisies par balayage d’un code à barres pour tailles prédéfinies de colis.
  • Les étiquettes et les factures doivent être produites par balayage ou au moyen d’un écran tactile.

Évitez à vos emballeurs d’avoir à marcher

Vos emballeurs devraient pouvoir déplacer les paquets préparés à partir de leur poste sans avoir à marcher. Il existe deux solutions :

  • Un convoyeur à portée de main qui reçoit les paquets préparés et les envoie vers la section d’expédition de l’entrepôt.
  • Un chariot à roues pour paquets de départ que les emballeurs peuvent mettre de côté et remplacer lorsqu’il est plein.

Une balance (facultatif)

Sans balance, vous pouvez calculer le poids des paquets en additionnant le poids estimé de chaque article et du matériel d’emballage d’une commande au moyen de votre logiciel d’expédition.

Pour de nombreuses entreprises, le meilleur choix est une balance électronique qui pèse les paquets préparés et transmet instantanément les données à un logiciel d’expédition. Comme le poids des produits et des emballages varie légèrement, beaucoup d’entreprises ajoutent un peu de poids à leurs estimations afin d’éviter de subir des sanctions pour avoir sous-estimé les coûts d’affranchissement. Mais cette technique les oblige souvent à payer plus cher qu’il ne le faut; une balance permet de remédier à ce problème.

Si vous optez pour une balance, utilisez une balance en continu ou à plate-forme assez grande pour y emballer les commandes. Vous éviterez ainsi à vos emballeurs d’avoir à déplacer les colis pour les mettre sur la balance.

Un autre avantage de la balance est le fait qu’elle enregistre le poids exact des colis au moment où ils ont été scellés. Voilà qui est pratique lorsqu’un client signale des articles manquants, ou lorsque vous vérifiez vos frais d’expédition.

Un dernier conseil sur le poste d’emballage

Configurez le poste de sorte que les emballeurs travaillent dos à dos. Si les emballeurs peuvent se voir les uns les autres, ils passeront naturellement plus de temps à bavarder. S’ils sont dos à dos ou côte à côte, ils bavarderont quand même, mais beaucoup moins.

Analysez les postes d’emballage afin d’augmenter l’efficacité

À quand remonte votre dernière analyse de la configuration et du procédé de votre poste d’emballage? Un simple examen d’une heure du flux de travail de votre personnel au poste d’emballage peut vous permettre d’en augmenter grandement l’efficacité.

Observez un seul emballeur pendant une heure, sans lui dire quoi faire. Soyez aussi discret que possible.

Posez-vous les questions suivantes :

  • L’emballeur a-t-il besoin de marcher?
  • Doit-il s’accroupir ou se pencher pour atteindre des articles ou saisir des données?
  • Lui faut-il plus de 10 secondes pour emballer chaque commande (sauf les envois surdimensionnés)?
  • A-t-il besoin d’utiliser une souris ou un clavier? Ce n’est jamais une bonne idée.
  • Lui faut-il plus de 10 secondes pour envoyer les commandes préparées vers l’aire d’expédition?

Au cours de votre heure d’observation, avez-vous repéré des commandes qui ont pris beaucoup plus de temps que les autres à emballer? Si vous en avez repéré :

  • À quelle fréquence ces cas se sont-ils produits?
  • S’il s’agit d’un problème d’adresse, le service à la clientèle peut-il s’en charger avant que la commande soit remise à l’entrepôt?
  • S’il s’agit d’un article manquant, pouvez-vous vous assurer que seules les commandes prêtes à expédier sont remises à l’entrepôt?
  • Si l’emballeur a besoin de renseignements sur une commande, est-il possible de faire en sorte qu’il puisse voir ces renseignements lorsqu’il affiche la commande?

EN SAVOIR PLUS : La clé pour combler les clients pressés : une exécution rapide

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