Erreurs courantes de gestion des stocks et façons de les prévenir

Publié le 12 mai 2017 par Postes Canada dans Solutions d'expédition

Aaron Rubin

Aaron Rubin a fondé une moyenne entreprise de cybercommerce dont il a été PDG pendant 14 ans. Après avoir cherché sans succès une solution de gestion d’entrepôt efficace et facile d’utilisation à un coût raisonnable, il a créé ShipHero, une solution robuste pour les PME de cybercommerce. ShipHero est un partenaire de Postes Canada.

Vue de l’extérieur, la gestion des stocks d’une entreprise de cybercommerce peut sembler assez simple. Lorsque vous recevez des produits, vous les ajoutez à vos stocks. Lorsque vous vendez un article, vous le retirez de vos stocks. Votre dénombrement des stocks devrait donc être toujours exact, n’est-ce pas? Malheureusement, la réalité n’est pas toujours aussi simple.

À LIRE ÉGALEMENT : La meilleure façon d’aménager votre entrepôt pour le cybercommerce : des conseils du fondateur de ShipHero, Aaron Rubin

Voici quelques problèmes courants de gestion des stocks au sujet desquels on nous interroge souvent chez ShipHero, et voici mes conseils pour aider les entreprises de cybercommerce en croissance à y faire face.

Vérification de l'inventaire

Jongler avec plusieurs chiffres sur vos stocks

Si vous vendez sur plusieurs plateformes de cybercommerce, chaque plateforme fait le suivi de la « quantité » de chaque produit. Voici ce que ça donne avec Shopify, par exemple.

Interface d'inventaire
*En anglais seulement

Dans l’exemple ci-dessus, vous avez une quantité de 10. Lorsqu’un client commande un article, vous devriez avoir une quantité de 9. Sauf que si vous vérifiez votre stock sur la tablette, il vous en reste toujours 10, puisque vous n’avez pas encore expédié sa commande. Si vous mettez à jour Shopify pour qu’il indique que vous avez 10 articles, comme vous l’avez constaté sur la tablette, vous expédierez la commande et vous vous retrouverez avec un article de plus dans le système que ce que vous avez en réalité.

Le résultat? Lorsqu’une dixième personne commandera cet article, vous n’en aurez plus en stock – et vous ne saurez pas pourquoi. Vous travaillerez inutilement pour retrouver l’article et votre client sera frustré parce que vous ne pouvez pas exécuter sa commande.

La solution à ce problème courant consiste à faire la distinction entre la quantité disponible à la vente et la quantité en stock.

Au niveau le plus simple, cela veut dire faire le suivi des stocks « en main » (ce qu’il y a sur la tablette) et des stocks « attribués » (ce que vous devez livrer aux clients). Vous indiquez alors à votre plateforme de cybercommerce la quantité disponible, soit la quantité en main moins la quantité attribuée.

En pratique, vous devez faire le suivi d’autres aspects des stocks, notamment les articles en souffrance, les articles réservés et les ventes anticipées.

En souffrance : Les articles en souffrance représentent le nombre d’articles que vous devez livrer aux clients pour des commandes en cours, mais que vous n’avez pas en stock à l’entrepôt.

Réservé : Les articles réservés représentent les articles en stock que vous ne désirez pas vendre sur votre plateforme. Par exemple, si vous faites un solde éclair et que vous désirez conserver des articles en stock pour les retours ou les échanges, vous entrez un stock total de 100 articles « en main » et de 5 articles « réservés ». Nous indiquons alors à la plateforme que vous avez 95 articles disponibles à la vente (quantité en main moins quantité réservée). La quantité disponible demeure toutefois de 100.

Vente anticipée : Les ventes anticipées représentent des articles dont vous attendez la livraison sur un bon de commande et que vous désirez vendre sur votre plateforme, mais que vous n’avez pas encore reçus. Par exemple, si vous avez 10 articles en main, 0 attribué et que vous attendez la livraison d’un bon de commande de 100 articles demain, vous pourriez indiquer 50 de ces articles comme vente anticipée. Nous indiquons alors à la plateforme que vous avez 60 articles disponibles à la vente (quantité disponible plus quantité pour vente anticipée).

La perte d’articles dans l’entrepôt peut être coûteuse

Si vos politiques de réception et de rangement dans les bacs laissent à désirer et que vous avez déjà déménagé votre entrepôt, vous avez sans doute trouvé des produits perdus depuis des mois ou même des années. Cela entraîne une perte de revenus et une perte d’espace.

Perdre des objets

Il existe deux façons de perdre des articles.

  1. Vous recevez un article à l’entrepôt et vous le rangez, mais la quantité reçue n’est pas enregistrée correctement. Résultat : vous ne vendez jamais ces articles parce que vous croyez que vous ne les avez pas.
  2. Vous enregistrez la réception des produits, mais vous ne les trouvez pas dans l’entrepôt. Par conséquent, lorsqu’un client passe une commande, vous ne trouvez pas le produit pour exécuter sa commande et vous finissez par annuler la commande et remettre votre stock à 0 – bien que vous ayez en fait des produits en stock.

Pour régler ce dilemme, effectuez toujours la réception à partir des bons de commande numériques et balayez toujours sur place.

Effectuer la réception à partir des bons de commande numériques

Bon de commande
*En anglais seulement

Avant que les articles arrivent à l’entrepôt, assurez-vous d’avoir un document numérique indiquant les quantités attendues. L’entrepôt confirme simplement la réception des quantités attendues, rajuste les quantités reçues en moins ou en trop, et ferme le bon de commande. Cela met à jour votre dénombrement des stocks interne pour inclure les quantités reçues. Si vous n’effectuez pas la réception d’un bon de commande, ça devient évident – vous avez un vieux bon de commande ouvert que vous pouvez concilier, et vous ne risquez pas que les articles reçus ne soient pas enregistrés.

Balayage sur place

Tous les bacs de l’entrepôt devraient être munis d’un code à barres. Lorsque vous recevez un nouvel article, vous balayez le code à barres du bac. Lorsque vous déplacez un article, vous balayez le code à barres du nouvel emplacement. Vous devriez consigner l’historique de chaque article. Si des articles sont indiqués comme en stock, mais que l’emplacement du bac n’est pas indiqué, c’est immédiatement évident et vous pouvez corriger la situation rapidement – avant que le personnel de l’entrepôt ait oublié ce qui s’est passé.

Code bin

La gestion intelligente des stocks est essentielle pour votre entreprise. Utilisez les techniques suivantes pour prendre vos opérations en main et prévenir les fuites potentielles d’argent.

EN SAVOIR PLUS : Comment configurer des postes d’emballage pour un entrepôt de cybercommerce

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