Foire aux questions sur la Fondation communautaire de Postes Canada

Chaque année, nous encourageons les organismes de bienfaisance enregistrés, les programmes scolaires et les organismes communautaires à présenter des demandes en vue de financer des projets conformes à l’objectif de la Fondation qui consiste à offrir du soutien aux initiatives qui viennent en aide aux enfants.

Calendrier et procédé

Qui peut faire une demande de financement?

Pour être admissible au financement de la Fondation communautaire de Postes Canada, votre organisme doit :

  • être un organisme de bienfaisance enregistré qui possède un numéro d’enregistrement d’organisme de bienfaisance canadien OU un organisme à but non lucratif enregistré qui possède un numéro d’enregistrement ou un numéro d’entreprise valide OU une école (comme le définit la loi sur l’éducation de chaque province) OU un organisme communautaire non enregistré OU une bibliothèque communautaire OU une association canadienne enregistrée de sport amateur;
  • disposer d’un conseil d’administration ou d’un comité d’organisation bénévole (ne s’applique pas aux écoles ni aux bibliothèques communautaires). Les employés peuvent être payés pour offrir les programmes, mais les postes au sein du conseil d’administration ne doivent pas être rémunérés. Le paiement des dépenses engagées par les membres est acceptable;
  • posséder un plan détaillé pour le projet qui fait l’objet de la demande (sauf pour les demandes de subvention Signature);
  • avoir un budget pour le projet qui fait l’objet de la demande (sauf pour les demandes de subvention Signature);
  • posséder :
    • les états financiers vérifiés par un vérificateur indépendant pour toutes les demandes d’une subvention Signature;
    • à tout le moins, un rapport de mission d’examen pour les demandes de subventions d’une valeur de 15 001 $ à 25 000 $;
    • à tout le moins, un avis au lecteur – un rapport de mission de compilation pour les demandes de subventions d’une valeur de 5 001 $ à 15 000 $);
    • à tout le moins, les états financiers ou le plan pour l’année en cours pour les subventions atteignant jusqu’à 5 000 $.

REMARQUE : si vous ne fournissez pas les documents financiers pertinents en fonction du montant de la subvention demandée, votre demande sera automatiquement rejetée. Les états financiers vérifiés, les rapports de mission d’examen et les avis au lecteur/rapports de mission de compilation constituent les résultats des examens professionnels indépendants des documents financiers d’une organisation, menés par un comptable professionnel utilisant un ensemble commun de normes et d’examens.

Quand la Fondation acceptera-t-elle les demandes pour le tour de financement 2019?

Les demandes peuvent être envoyées à partir du vendredi 1er mars jusqu’à midi le vendredi 5 avril 2019 (heure d’Ottawa). Nous n’acceptons que les candidatures envoyées durant cette période, au moyen de notre système en ligne. Aucune prolongation ne sera accordée.

À quel moment notre organisme sera-t-il informé du résultat de sa demande?

Nous aviserons tous les organismes en août 2019. En raison du grand nombre de demandes que nous recevons, nous ne sommes pas en mesure de fournir de renseignements individuels ni de soutien pour la demande.

Que dois-je faire si la situation financière de mon organisme change? Par exemple, si nous obtenons un financement auprès d’une autre source pour la même activité que celle pour laquelle nous avons soumis une demande de subvention auprès de votre Fondation.

La demande que vous soumettez initialement constitue la demande finale de votre organisme. Aucune autre demande ni aucun renseignement supplémentaire ne seront acceptés.

Recommandations en matière de financement

Quel montant puis-je demander?

Jusqu’à trois subventions Signature d’une valeur de 50 000 $ chacune peuvent être accordées.

Le montant maximal d’une subvention de la Fondation pour un projet est de 25 000 $.

Les subventions pour les écoles, les organismes parents-enseignants, les garderies, les équipes sportives, les terrains de jeu et toute initiative liée à des installations récréatives (piscines, patinoires, planchodromes, etc.) ne dépasseront pas 5 000 $ chacune. Les subventions pour les organismes non enregistrés ne dépasseront pas 5 000 $ chacune.

Quel montant de financement est disponible en 2019?

La Fondation communautaire de Postes Canada a 1,15 million de dollars à consacrer aux subventions du tour de financement 2019.

Notre organisme a de nombreux besoins en matière de financement. Que devrions-nous faire?

Les demandes pour une subvention Signature ou une subvention pour un projet doivent correspondre aux efforts de la Fondation concentrés sur des activités communautaires de première ligne qui viennent en aide aux enfants.

La demande doit démontrer qu’un besoin sera satisfait et qu’il n’y a pas ou peu d’imitation ou de concurrence par rapport aux services existant, c.-à-d. que le projet doit être unique ou complémentaire.

Les projets doivent être réalisés selon un plan réaliste et à l’aide de ressources, y compris toute autre source de financement, correspondant aux objectifs.

Les projets doivent permettre un renforcement des capacités ou la création ou l’expansion de services, plutôt que le maintien de services existants. L’expansion peut comprendre l’amélioration d’un service, l’ajout d’un service ou l’inclusion d’un nouveau territoire géographique. Les activités de renforcement des capacités peuvent aussi comprendre l’embauche ou la formation de personnel ou la couverture de coûts directement liés à la prestation d’un programme, notamment les coûts liés au kilométrage, à la location d’installations, aux activités de communication, ou l’achat, la construction ou l’ajout d’équipement ou d’installations.

Enfin, les résultats attendus du projet permettront de répondre aux besoins communautaires définis et pourront être évalués.

Mon organisme peut-il faire une demande de financement général?

Les organismes nationaux qui recherchent un financement général peuvent demander la subvention Signature. Toutefois, les demandes de subvention pour un projet des organismes qui recherchent un financement général sont jugées inadmissibles.

Les demandes d’une subvention Signature doivent faire la démonstration de la capacité éprouvée d’offrir une programmation qui améliore la communauté ou les circonstances individuelles des enfants et des jeunes à l’échelle nationale.

Quelle somme notre organisme devrait-il demander?

Veuillez tenir compte des éléments suivants lorsque vous déterminez le montant demandé :

  • votre type d’organisme;
  • les documents financiers dont vous disposez;
  • la somme requise pour l’activité de votre organisme.
Quelles sont les chances que mon organisme reçoive un financement?

En 2018, nous avons reçu plus de 1 100 demandes, pour un total dépassant 14 millions de dollars, parmi lesquelles 112 projets ont été financés, pour un total d’environ 1,2 million de dollars.

Je n’ai malheureusement pas obtenu de financement jusqu’ici. Devrais-je envoyer de nouveau une demande?

Oui. L’évaluation de cette année ne reprend pas celle de l’année dernière. Toutes les demandes seront évaluées à nouveau.

Mon organisme a reçu un financement l’année dernière. Pouvons-nous demander une autre subvention cette année?

Oui, à condition que votre organisme ait commencé le projet précédent et que la nouvelle demande présentée concerne un autre projet.

Formulaire de demande

Pouvons-nous soumettre plusieurs candidatures si nous exerçons nos activités à l’échelle nationale?

Les organismes peuvent soumettre jusqu’à trois demandes. Les demandes supplémentaires ne seront pas admissibles. La Fondation ne financera pas plus d’un projet par demandeur au cours d’une année donnée. Les demandeurs d’une subvention Signature peuvent aussi soumettre jusqu’à deux projets au cours d’une année donnée.

Les bénéficiaires d’une subvention Signature de 2017 ne peuvent pas déposer de demande de subvention de la Fondation communautaire de Postes Canada durant le cycle d’attribution de 2019. Cependant, ils peuvent toujours soumettre une demande de subvention de projet.

Que dois-je faire si mon organisme ne fait pas partie de l’un des secteurs énumérés dans le formulaire de demande?

Veuillez choisir le secteur qui se rapproche le plus de votre organisme. Vos réponses aux autres questions du formulaire nous fourniront les renseignements nécessaires.

Comment mon organisme peut-il obtenir un financement pluriannuel?

Nous n’accordons pas de financement pluriannuel.

Que se passe-t-il si j’ai fait une erreur dans le formulaire de demande et qu’il a déjà été soumis?

La demande que vous soumettez constitue la demande finale de votre organisme. Aucune autre demande ni aucun renseignement supplémentaire ne seront acceptés. Si certains champs importants sont vides ou s’il manque des éléments clés dans le formulaire de demande, votre organisme pourrait ne pas être admissible. Il est essentiel de s’assurer que la demande a été dûment remplie avant de la soumettre.

Est-ce que je resterai admissible au financement si mes comptes ne font pas l’objet d’une vérification?

Selon le montant de la subvention que vous demandez, oui. En savoir plus ici. Veuillez vous assurer d’avoir et de joindre les documents financiers pertinents qui correspondent au montant de la subvention demandé dans votre candidature. Si vous ne fournissez pas les bons documents financiers, votre demande sera automatiquement disqualifiée.

Ma demande a été refusée parce que je n’avais pas les bons documents financiers. Nous sommes un petit groupe et nous n’avons pas les moyens de faire vérifier nos documents financiers.

La Fondation reconnaît qu’une vérification financière régulière est une mesure que de nombreux petits organismes communautaires ne peuvent pas se permettre. La Fondation a le devoir envers nos clients et employés, qui versent des dons à la Fondation pour contribuer à son financement, de faire preuve de diligence raisonnable et d’étudier adéquatement les projets et les organismes qui présentent une demande.

Lorsque nous avons élaboré les critères de financement pour la Fondation, nous avons établi une approche progressive pour les demandes de subventions et les documents financiers à l’appui requis. Les subventions allant jusqu’à 5 000 $ n’ont besoin que d’une quantité minimale de documents financiers (budget du projet et états financiers pour l’année en cours). Les subventions d’un montant supérieur ont besoin d’un plus grand nombre de documents de vérification financière, allant jusqu’aux états financiers vérifiés par un vérificateur indépendant pour les demandes d’une subvention Signature. Nous croyons que cette approche est la plus juste entre l’offre d’occasions de financement au plus grand nombre d’organismes possible et la conservation de notre engagement envers les Canadiens qui nous appuient.

Votre formulaire nous demande d’énumérer nos administrateurs et d’indiquer toute affiliation qu’ils peuvent avoir à la Fondation communautaire de Postes Canada. S’il y a une relation entre mon organisme et la Fondation communautaire de Postes Canada, tient-on compte de ce fait pendant l’examen de ma candidature?

Non. Nous désirons être informés de toute affiliation entre les membres des conseils d’administration des organismes et la Fondation communautaire de Postes Canada afin d’assurer une transparence complète, parmi notre conseil d’administration, lors de l’examen des candidatures. Pendant le processus d’évaluation, on ne tient aucun compte d’une affiliation entre un membre du conseil d’administration de la Fondation et un organisme qui demande une subvention.

Puis-je enregistrer une version provisoire de la demande et y retourner plus tard?

Oui. Vous pouvez enregistrer votre demande en tout temps et fermer la session. Veuillez imprimer ou enregistrer votre code d’utilisateur et votre mot de passe avant de fermer le formulaire. Lorsque vous ouvrez une nouvelle session, la dernière version de votre demande sera sauvegardée et vous pourrez recommencer là où vous vous êtes arrêté.

Puis-je imprimer une copie de ma demande?

Oui. Une fois le formulaire rempli, vous pouvez en imprimer une copie complète avant de soumettre votre candidature.

Puis-je accéder à ma demande une fois qu’elle a été soumise?

Non. Une fois la demande soumise, vous ne pourrez plus visualiser le formulaire ou y avoir accès.

Comment savoir si la demande a bien été soumise?

Lorsque vous soumettrez la demande, vous recevrez un courriel automatisé adressé à la personne-ressource principale vous informant que votre demande a été soumise.

Que dois-je faire si j’ai des difficultés techniques avec le formulaire de demande?

Si vous éprouvez des problèmes techniques, cliquez sur le lien d’aide dans le coin supérieur droit de l’écran. Il vous mènera vers un court formulaire dans lequel vous pouvez saisir votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique, ainsi qu’une brève description du problème éprouvé. On communiquera avec vous par téléphone ou par courriel dans un délai d’un jour ouvrable.