Foire aux questions au sujet de la signature d’un contrat de transport ou de produits et services avec Postes Canada

Apprenez-en davantage sur nos pratiques d’achat de contrat, ainsi que sur nos procédés de facturation et de paiement pour les fournisseurs qui souhaitent soumettre une proposition pour obtenir un contrat de transport ou de produits et services, ou pour établir un partenariat de la vente au détail.

Philosophie d’achat

Postes Canada a pour politique de soutenir équitablement la concurrence, de voir à ce que ses pratiques touchant le marketing et la concurrence répondent aux besoins des clients et de se conformer à toutes les lois qui s’appliquent. Notre objectif en tant que grande société canadienne est de fournir les services postaux les plus fiables, économiques et accessibles au public canadien. Nous croyons que plus un fournisseur comprend bien les activités et les politiques d’achat de Postes Canada, plus il sera en mesure de contribuer aux objectifs de la Société.

Nous reconnaissons le rôle essentiel que jouent les fournisseurs dans nos opérations et nous avons appris que la confiance et le respect mutuels constituent la base d’une excellente relation.

Pratiques d’achat

La Société canadienne des postes a pour politique d’octroyer des contrats pour des biens et services dans le but d’obtenir la meilleure valeur globale. Postes Canada octroie des contrats à des fournisseurs qui permettent à la Société d’obtenir des biens et services de qualité en temps opportun et de respecter les spécifications, et qui offrent des tarifs concurrentiels.

Tout au long du procédé d’approvisionnement et de contrat d’achat ou de location, Postes Canada :

  1. Établira et maintiendra des relations d’affaires productives avec des fournisseurs qui visent eux aussi à offrir des produits et services de qualité aux clients, et qui reflètent l’engagement de la Société en matière d’excellence par l’entremise de leurs relations commerciales avec elle.
  2. Démontera l’importance qu’elle accorde à ces relations d’affaires avec ses fournisseurs en poursuivant visiblement son engagement en matière de conduite professionnelle et éthique dans tous les aspects de ses activités d’approvisionnement.

En tant que société d’État, Postes Canada mène, le cas échéant, ses activités d’approvisionnement en tenant compte des exigences des accords commerciaux internationaux. Les achats assujettis à l’ALENA, à l’ACI et à l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne sont publiés par l’entremise de MERX. Les documents d'appel d'offres assujettis à des accords commerciaux doivent être commandés par le biais de MERX.

Fournisseurs d’approvisionnement

Pour les achats qui ne sont pas assujettis à des accords commerciaux, les demandes peuvent être publiées sur MERX ou les fournisseurs peuvent être identifiés selon leurs expériences antérieures auprès de la SCP, et grâce à l’annuaire de l’industrie, à Internet et à des sources d’information de l’industrie et connexes, y compris des catalogues et des journaux, des salons professionnels et des conférences.

Ouverture des appels d’offres

Postes Canada ne préconise pas l’ouverture publique des appels d’offres ni ne révèle à quiconque les renseignements qu’elles contiennent, sauf si elle est tenue de le faire en vertu d’accords commerciaux ou de la loi. Nous croyons fermement que le dépouillement public des soumissions va à l’encontre des principes de l’équité et de la concurrence sur lesquels reposent nos activités commerciales.

Octrois des contrats

En général, tous les contrats sont émis par la Gestion de l’approvisionnement de Postes Canada selon le procédé d’évaluation officielle. Les fournisseurs qui correspondent le mieux à nos besoins généraux seront invités à entamer des négociations pouvant mener à l’élaboration d’un contrat officiel.

Les utilisateurs finaux ne sont pas autorisés à conclure des ententes avec les fournisseurs. Les fournisseurs ne doivent pas fournir de marchandises ou de services avant qu’un bon de commande ou un contrat soit mis en place et ils ne doivent pas effectuer de travail au-delà de la portée d’un contrat actuel.

Gestion de l’approvisionnement

La Gestion de l’approvisionnement de Postes Canada valorise sincèrement la relation spéciale qui existe entre Postes Canada et ses fournisseurs. Nous sommes toujours prêts à discuter de l’évolution, de l’amélioration du rendement ou de la réduction des coûts si ces éléments nous aident à réaliser notre objectif d’offrir des services fiables et rentables au public canadien.

Procédé de cyberapprovisionnement

Système de cyberapprovisionnement entreprise à entreprise

Permet à nos utilisateurs d’acheter des produits et services en ligne autorisés auprès de fournisseurs prédéfinis.

Communications électroniques avec les fournisseurs (sous la forme de bons de commande et de factures)

Pour faciliter le processus d’achat.

Transferts électroniques de fonds

Pour simplifier le procédé des comptes fournisseurs.

Cyberapprovisionnement

Les employés autorisés de Postes Canada ont accès à un système de cyberapprovisionnement sur le Web. Pour les employés, il représente un portail unique pour l’acquisition de biens et de services.

Bons de commande électroniques

Les bons de commande sont envoyés au fournisseur en format électronique (soit un courriel ou un numéro de télécopieur).

Facturation électronique

La méthode que Postes Canada privilégie pour la réception des factures de la part des fournisseurs est par voie électronique, dans un format .xml ou .txt (spécifications disponibles sur demande).

Élimination de la facturation

Des circonstances particulières permettent que des paiements soient générés pour les fournisseurs lorsque les employés de Postes Canada confirment la réception des biens et services sans une facture.

Paiement électronique

Dans la mesure du possible, Postes Canada enverra le paiement par transfert électronique de fonds (TEF).

En tant que fournisseur de Postes Canada, vous devez être en mesure de traiter les transactions électroniques liées à l’approvisionnement. Après avoir examiné les renseignements indiqués ci-dessous, vous pouvez communiquer avec votre représentant de la Gestion de l’approvisionnement de Postes Canada pour discuter de la portée de la relation d’affaires actuelle ou potentielle.

Catalogue de cyberapprovisionnement

En tant que fournisseur répondant aux critères de Postes Canada pour la mise en place du catalogue, vous devez jouer un rôle de premier plan dans la création et le maintien du contenu du catalogue.

Vous devez faire ce qui suit :

  • Attribuer un point de contact unique pour toutes les activités de cyberapprovisionnement auprès de Postes Canada. Il doit s’agir d’une personne ayant une connaissance approfondie de votre portefeuille de produits, y compris la connaissance des numéros de pièce du fabricant, de la tarification, des photographies et des pseudonymes (par exemple, les autres noms de produits pour activer la fonction de recherche du catalogue).
  • Fournir de l’information sur les produits dans un format particulier pour l’ajout dans le catalogue de cyberapprovisionnement de Postes Canada.
  • Intégrer les bons de commande XML dans votre système de saisie des commandes (s’il y a lieu).

Veuillez noter que les catalogues spécifiques au fournisseur ou les plateformes d’émission de commandes des fournisseurs (en ligne) sont pris en considération uniquement dans des circonstances déterminées par Postes Canada.

Bons de commande électroniques

Les bons de commande sont envoyés au fournisseur dans un format électronique à une adresse courriel ou à un numéro de télécopieur.

Si le réseau de communication requis n’existe pas ou l’utilisation de cette technologie n’est pas possible, comme c’est le cas dans les régions rurales ou les régions éloignées, les moyens traditionnels de livraison des bons de commande continuent d’être utilisés.

Pour les fournisseurs qui utilisent une fonctionnalité complète de solution de connexion d’affaires où les commandes électroniques sont directement transférées dans le système de saisie des commandes, d’exécution des commandes et d’inventaire du fournisseur, l’environnement de Postes Canada peut, dans la plupart des cas, s’adapter à cette fonctionnalité.

Facturation électronique

La méthode que Postes Canada privilégie pour la réception de factures de la part des fournisseurs est par voie électronique.

Les renseignements précis sur la présentation des factures (taille des champs, descriptions, etc.) et les exigences en matière de format txt ou XML sont disponibles sur demande. Les factures des fournisseurs doivent absolument respecter le format de fichier convenu et les exigences de présentation, et comprendre un numéro de bon de commande de Postes Canada valide. Les factures non conformes seront retournées aux fins de correction avant le traitement du paiement.

Feuille de saisie de services

Pour les services reçus par Postes Canada, une feuille de saisie doit être affichée dans le PGI de Postes Canada pour signaler la prestation et l’acceptation des services. Selon la nature des services et la relation d’affaires du fournisseur avec Postes Canada, le fournisseur pourrait être tenu de soumettre la feuille de saisie de services au nom de Postes Canada.

Postes Canada fournira une courte séance de formation (moins de 1 jour) sur la façon de remplir une feuille de saisie de services, si cette formation est nécessaire. Dans les cas où la formation est nécessaire, le fournisseur est responsable de fournir les ressources et l’accès à Internet requis pour le soutien de cette exigence.

Règlement des reçus d’évaluation

Il est possible d’éliminer le besoin de facturation du fournisseur pour la réception du paiement. Cette fonction s’appelle Règlement des reçus d’évaluation. La fonctionnalité de règlement des reçus d’évaluation est déclenchée lorsque la réception de biens ou services est reconnue par voie électronique (voir la feuille de saisie de services). L’accusé de réception génère le paiement au fournisseur, sans qu’une facture soit nécessaire.

Lorsqu’il est utilisé, le règlement des reçus d’évaluation doit s’appliquer à tous les bons de commande d’un fournisseur et ne peut pas être appliqué de manière sélective à certaines commandes seulement. Le règlement des reçus d’évaluation ne s’applique pas à toutes les situations. Veuillez discuter de votre entente commerciale précise avec votre représentant de la Gestion de l’approvisionnement de Postes Canada.

Paiement

En tant que fournisseur de Postes Canada, vous êtes tenu (dans la mesure du possible) d’accepter le paiement par transfert électronique de fonds (TEF). Dans le cadre du procédé de paiement par TEF, la confirmation de paiement (avis de versement papier) vous est envoyée par la poste après chaque paiement. Dans le cadre de tout contrat négocié avec Postes Canada, les fournisseurs sont tenus de fournir tous les renseignements bancaires nécessaires pour permettre le paiement par TEF.

Personnes-ressources liées au procédé d’appel d’offres

Pour obtenir des renseignements au sujet de l’ALENA :

Affaires étrangères et Commerce international Canada

Service de requête

Immeuble Lester B. Pearson

125, chemin Sussex

Ottawa (Ontario) K1A 0G2

Téléphone : 1 800 267-8376

Ottawa seulement : 944-4000

MERXMC

Pour obtenir de plus amples renseignements sur MERX  ou pour vous inscrire :

Lundi au vendredi

1 800 964-6379, de 8 h à18 h (HE)

Télécopieur : 1 888 235-5800