Le Cyberapprovisionnement

Faire affaire avec PostesCanada

Voici un résumé sur le processus d'approvisionnement à Postes Canada.

  • Le système Cyberapprovisionnement interentreprises permet aux utilisateurs de se procurer en ligne des produits et services de fournisseurs prédéterminés.
  • Ce système permet également la transmission aux fournisseurs par voie électronique de bons de commande et de factures, ce qui facilite le procédé d'approvisionnement.
  • Le transfert électronique de fonds permet de simplifier le procédé relatif aux comptes fournisseurs.

Cyberapprovisionnement: Les employés autorisés de PostesCanada ont accès au système de Cyberapprovisionnement sur Internet. Il s'agit du seul système d'accès des employés pour l'achat de produits et de services.

Bons de commande électroniques: Les bons de commande sont transmis aux fournisseurs par voie électronique (soit à une adresse électronique, soit à un numéro de télécopieur).

Facturation électronique: La réception des factures provenant des fournisseurs de PostesCanada se fera de préférence par voie électronique, au format .xml ou .txt (spécifications disponibles sur demande).

Élimination des factures: Des circonstances particulières permettent aux employés de PostesCanada d'effectuer des paiements automatiques aux fournisseurs dès qu'ils ont accusé réception d'un produit ou d'un service, sans qu'une facture soit produite.

Paiement électronique: Lorsque c'est possible, PostesCanada transmettra ses paiements par transfert électronique de fonds (TEF).

En tant que fournisseur de PostesCanada, vous devez être capable de traiter les opérations relatives à l'approvisionnement. Après avoir examiné les renseignements énoncés dans ci-dessous, vous pourrez communiquer avec votre représentant de la Gestion de l'approvisionnement de PostesCanada pour discuter de l'étendue des relations d'affaires existantes ou éventuelles.

Catalogue de Cyberapprovisionnement

En tant que fournisseur qui respecte les critères de la Société canadienne des postes quant à l'intégration au catalogue, vous devez jouer un rôle clé dans la création et la gestion du contenu du catalogue. 
Vous devez exécuter les tâches suivantes:

  • Établir un point de contact unique qui sera responsable de toutes les activités de cyberapprovisionnement avec la Société canadienne des postes. Cette personne doit avoir une connaissance détaillée de votre portefeuille de produits et s'être familiarisée avec les numéros de pièce, les tarifs, les photographies et autres noms de produits (pour activer la fonction de recherche dans le catalogue).
  • Fournir l'information sur le produit dans un format prescrit pour l'intégration au catalogue de Cyberapprovisionnement de PostesCanada.
  • Intégrer les bons de commandes XML dans votre système d'entrée des commandes (s'il y a lieu).

Veuillez noter que les catalogues ou les plates-formes de production des commandes (en ligne) propres aux fournisseurs ne sont examinés que dans les circonstances définies par PostesCanada.

Bons de commande électroniques

Les bons de commande sont transmis aux fournisseurs par voie électronique: courriel, télécopieur.

Dans les endroits où il n'existe aucun réseau de télécommunications ou lorsque l'utilisation d'une telle technologie n'est pas possible, notamment dans les milieux ruraux ou éloignés, la livraison traditionnelle des bons de commande est utilisée.

L'environnement de PostesCanada peut, dans la majorité des cas, être adapté pour satisfaire les besoins des fournisseurs qui utilisent une solution de connexion d'affaires pour transmettre les bons de commande électroniques au système d'entrée et d'exécution des commandes et d'inventaire du fournisseur.

Facturation électronique

La réception des factures provenant des fournisseurs de PostesCanada se fait de préférence par voie électronique. 

Les détails précis sur la présentation de la facture (nombre de caractères des champs, descriptions, etc.) ainsi que les exigences TXT ou XML sont disponibles sur demande. Il est essentiel que les factures des fournisseurs respectent le format de fichier et la présentation convenus et qu'elles indiquent un numéro de bon de commande de PostesCanada valide. Les factures qui ne respectent pas ces exigences seront retournées aux fins de correction, avant le traitement du paiement.

Feuille d'entrée des services

Dans le cas des services reçus par PostesCanada, une entrée doit être affichée dans le système PGI de la Société pour indiquer la livraison et l'acceptation des services. Selon la nature des services et la relation d'affaires du fournisseur avec PostesCanada, la Société peut demander au fournisseur d'afficher la Feuille d'entrée des services en son nom.

Si cela s'avère nécessaire, PostesCanada peut dispenser une courte formation (moins d'un jour) sur la méthode d'affichage d'une Feuille d'entrée de services. Dans les cas où la formation est demandée, le fournisseur est responsable de fournir les ressources et l'accès à Internet nécessaires à cette fin.

Évalué des reçus

Il est possible d'éliminer la facturation du fournisseur en vue de recevoir un paiement. Cette fonction s'appelle Évalué des reçus (ERS). La fonction ERS entre en jeu lorsque le système électronique accuse réception des produits ou services (se reporter à la Feuille d'entrée des services). L'accusé de réception permet le paiement automatique du fournisseur, sans que ce dernier ait à envoyer une facture. 

Lorsque la fonction ERS est activée, elle s'applique à tous les bons de commande d'un fournisseur; elle ne peut s'appliquer de façon sélective à quelques commandes uniquement. La fonction ERS ne s'applique pas à toutes les situations. Veuillez discuter de votre propre entente commerciale avec votre représentant de la Gestion de l'approvisionnement de PostesCanada.

Paiement

En tant que fournisseur de PostesCanada, vous devez (lorsque c'est possible) accepter le paiement par transfert électronique de fonds (TEF). Dans le cadre du procédé de paiement TEF, la confirmation du paiement (bordereau de paiement sur papier) vous est envoyée par courrier après chaque paiement. Pour tout contrat négocié avec PostesCanada, les fournisseurs doivent fournir toutes les données bancaires nécessaires pour permettre le paiement par TEF.